Las 5 S de organización, orden y limpieza en la empresa
S es un sistema para organizar espacios para que el trabajo se pueda realizar de manera eficiente, efectiva y segura. Este sistema se centra en poner todo en su lugar y mantener limpio el lugar de trabajo, lo que facilita que las personas hagan su trabajo sin perder tiempo o correr el riesgo de sufrir lesiones.
Traducción 5S
El término 5S proviene de cinco palabras japonesas:
Seiri
Seiton
Seiso
Seiketsu
Shitsuke
En inglés, estas palabras a menudo se traducen a :
Ordenar
Poner en orden
Brillar
Estandarizar
Sostener
Cada S representa una parte de un proceso de cinco pasos que puede mejorar la función general de una empresa.
The Origins of 5S - 5S & Lean Manufacturing
5S comenzó como parte del Sistema de Producción Toyota (TPS) , el método de fabricación que comenzaron los líderes de Toyota Motor Company a principios y mediados del siglo XX. Este sistema, a menudo denominado manufactura Lean en Occidente, tiene como objetivo aumentar el valor de los productos o servicios para los clientes. Esto a menudo se logra mediante la búsqueda y eliminación de residuos de los procesos de producción.
La fabricación magra implica el uso de muchas herramientas como 5S, kaizen , kanban , jidoka , heijunka y poka-yoke . 5S se considera una parte fundamental del sistema de producción de Toyota porque hasta que el lugar de trabajo se encuentra en un estado limpio y organizado, lograr resultados consistentemente buenos es difícil. Un espacio desordenado y desordenado puede provocar errores, ralentizaciones en la producción e incluso accidentes, todo lo cual interrumpe las operaciones y afecta negativamente a una empresa.
Al tener una instalación organizada sistemáticamente, una compañía aumenta la probabilidad de que la producción ocurra exactamente como debería.
Beneficios de 5S
Con el tiempo, la metodología 5S genera muchos beneficios, que incluyen:
Costos reducidos
Mejor calidad
Productividad incrementada
Mayor satisfacción de los empleados
Un entorno de trabajo más seguro
¿Cuáles son las 5 S's?
El concepto 5S puede sonar un poco abstracto en este punto, pero en realidad es una herramienta práctica y práctica en la que todos pueden participar.
5S implica evaluar todo lo que está presente en un espacio, eliminar lo innecesario, organizar lógicamente las cosas, realizar tareas domésticas y mantener este ciclo en marcha. Organiza, limpia, repite
Echemos un vistazo más de cerca a cada una de las partes de 5S.
CLASIFICACION
El primer paso de 5S, Sort, consiste en examinar todas las herramientas, muebles, materiales, equipos, etc. en un área de trabajo para determinar qué necesita estar presente y qué se puede eliminar. Algunas preguntas para hacer durante esta fase incluyen:
¿Cuál es el propósito de este artículo?
¿Cuándo se usó este elemento por última vez?
¿Con qué frecuencia se usa?
¿Quién lo usa?
¿Realmente tiene que estar aquí?
Estas preguntas ayudan a determinar el valor de cada artículo. Un espacio de trabajo podría estar mejor sin elementos o elementos innecesarios utilizados con poca frecuencia. Estas cosas pueden obstaculizar o ocupar espacio.
Tenga en cuenta que las mejores personas para evaluar los elementos en un espacio son las personas que trabajan en ese espacio. Ellos son los que pueden responder a las preguntas anteriores.
Cuando un grupo ha determinado que algunos elementos no son necesarios, considere las siguientes opciones:
Entregue los artículos a un departamento diferente
Reciclar / tirar / vender los artículos
Poner los elementos en el almacenamiento
Para los casos en que el valor de un elemento es incierto, por ejemplo, una herramienta no se ha utilizado recientemente, pero alguien piensa que podría ser necesario en el futuro, use el método de etiqueta roja . Las etiquetas rojas generalmente son etiquetas de cartón o pegatinas que se pueden adjuntar a los artículos en cuestión. Los usuarios completan información sobre el artículo como:
Ubicación
Descripción
Nombre de la persona que aplica la etiqueta
Fecha de aplicación
Luego, el artículo se coloca en un "área de etiqueta roja" con otros elementos cuestionables. Si después de un período de tiempo designado (quizás un mes o dos) el artículo no se ha utilizado, es hora de eliminarlo del espacio de trabajo. No vale la pena colgar en cosas que nunca se utilizan, ya que ocupan espacio.
Consejo: establezca un recordatorio en su teléfono o computadora, o publíquelo en algún lugar del área de trabajo, para volver a ingresar con el área de etiqueta roja para que no se olvide.
Poner en orden
Una vez que el desorden adicional se ha ido, es más fácil ver qué es qué. Ahora los grupos de trabajo pueden elaborar sus propias estrategias para clasificar los elementos restantes. Cosas para considerar:
¿Qué personas (o estaciones de trabajo) usan qué elementos?
¿Cuándo se usan los elementos?
¿Qué elementos se usan con mayor frecuencia?
¿Deberían agruparse los elementos por tipo?
¿Dónde sería más lógico colocar artículos?
¿Algunas colocaciones serán más ergonómicas para los trabajadores que otras?
¿Algunas ubicaciones reducirían el movimiento innecesario?
¿Son necesarios más contenedores de almacenamiento para mantener las cosas organizadas?
Durante esta fase, todos deberían determinar qué arreglos son más lógicos. Eso requerirá pensar en las tareas, la frecuencia de esas tareas, los caminos que las personas atraviesan en el espacio, etc.
Las empresas pueden querer detenerse y pensar sobre la relación entre la organización y los esfuerzos Lean más grandes. ¿Qué arreglo causará la menor cantidad de residuos?
En la manufactura Lean, los desechos pueden tomar la forma de:
Defectos
Tiempo de espera
Movimiento adicional
Inventario excesivo
Superproducción
Procesamiento adicional
Transporte innecesario
Talentos no utilizados
Consejo: A los fines de 5S, considere específicamente cómo el diseño y la organización de un área podrían aumentar o disminuir el tiempo de espera, el movimiento y el transporte innecesario.
LIMPIEZA
Todos piensan que saben qué es la limpieza, pero es una de las cosas más fáciles de pasar, especialmente cuando el trabajo se llena. La etapa Shine de 5S se centra en la limpieza del área de trabajo, lo que significa barrer, trapear, quitar el polvo, limpiar superficies, poner herramientas y materiales, etc.
Además de la limpieza básica, Shine también implica realizar un mantenimiento regular en equipos y maquinaria. La planificación anticipada del mantenimiento significa que las empresas pueden detectar problemas y evitar averías. Eso significa menos tiempo perdido y ninguna pérdida de ganancias relacionada con paros laborales.
Brillar el lugar de trabajo puede no parecer emocionante, pero es importante. Y no debe dejarse solo al personal de limpieza. En 5S, todos asumen la responsabilidad de limpiar su área de trabajo, idealmente todos los días. Hacerlo hace que las personas se apropien del espacio, lo que a la larga significa que las personas invertirán más en su trabajo y en la empresa.
Consejo: Cómo limpiar puede parecer obvio, pero asegúrese de que la gente sepa cómo Brillar adecuadamente sus espacios. Muestre a los empleados, especialmente a los nuevos empleados, qué limpiadores usar, dónde se almacenan los materiales de limpieza y cómo limpiar los equipos, especialmente si son equipos que podrían dañarse fácilmente.
Estandarizar
Una vez que se completen los primeros tres pasos de 5S, las cosas deberían verse bastante bien. Todo lo extra se ha ido, todo está organizado, los espacios se limpian y el equipo está en buen estado de funcionamiento.
El problema es que, cuando 5S es nuevo en una empresa, es fácil de limpiar y organizar ... y luego deja que las cosas vuelvan a su forma original. Standardize hace que 5S sea diferente del proyecto de limpieza de primavera típico. Standardize sistematiza todo lo que acaba de suceder y convierte los esfuerzos únicos en hábitos. Standardize asigna tareas regulares, crea horarios y publica instrucciones para que estas actividades se conviertan en rutinas. Realiza procedimientos operativos estándar para 5S para que el orden no caiga en el camino.
Dependiendo del espacio de trabajo, una lista de verificación diaria 5S o un gráfico puede ser útil. Un calendario publicado que indica con qué frecuencia ciertas tareas de limpieza deben ocurrir y quién es responsable de ellas es otra herramienta útil.
Inicialmente, la gente probablemente necesite recordatorios sobre 5S. Pueden ser necesarias pequeñas cantidades de tiempo diariamente para tareas 5S. Pero con el tiempo, las tareas se convertirán en rutina y la organización y limpieza 5S se volverán parte del trabajo regular.
Sugerencia: las indicaciones visuales, como carteles, etiquetas, carteles , cintas para marcar el piso y organizadores de herramientas, también juegan un papel importante en 5S. Pueden proporcionar instrucciones y mantener artículos en su lugar, en muchos casos sin palabras.
Sostener
Una vez que los procedimientos estándar para 5S están en su lugar, las empresas deben realizar el trabajo continuo de mantener esos procedimientos y actualizarlos según sea necesario. Sustain se refiere al proceso de mantener 5S funcionando sin problemas, pero también de mantener a todos los involucrados en la organización. Los gerentes deben participar, al igual que los empleados en el piso de fabricación, en el almacén o en la oficina. Sustain se trata de hacer que 5S sea un programa a largo plazo, no solo un evento o proyecto a corto plazo. Idealmente, 5S se convierte en parte de la cultura de una organización. Y cuando 5S se mantiene a lo largo del tiempo, es entonces cuando las empresas comienzan a notar resultados positivos continuos.
Consejo nº 1: para ayudar a mantener las prácticas 5S, asegúrese de que todos los empleados nuevos (o empleados que cambien de departamento) reciban capacitación sobre los procedimientos 5S de su área.
Consejo # 2: mantener las cosas interesantes. Mira lo que hacen otras empresas con 5S. Las nuevas ideas para la organización pueden mejorar las cosas y mantener a los empleados comprometidos.
Seguridad: la sexta S
A algunas compañías les gusta incluir una sexta S en su programa 5S: Seguridad. Cuando se incluye la seguridad, el sistema a menudo se llama 6S . El paso de seguridad implica centrarse en lo que se puede hacer para eliminar los riesgos en los procesos de trabajo al organizar las cosas de ciertas maneras.
Esto podría implicar la instalación de estaciones de trabajo para que sean más ergonómicas, marcando intersecciones -como los lugares donde carretillas elevadoras y peatones se cruzan- con carteles y etiquetando el gabinete de almacenamiento para limpiar productos químicos para que la gente conozca los posibles peligros. Si el diseño del lugar de trabajo o las tareas que realizan las personas son peligrosas, esos peligros deberían reducirse tanto como sea posible. Eso es lo que enfoca la sexta S.
Algunas personas consideran que la seguridad es el resultado de realizar las otras cinco S apropiadamente y, como resultado, decir que una sexta S no es necesaria. Ellos piensan que si el espacio de trabajo se organiza y limpia adecuadamente y utiliza señales de seguridad visual útiles, un paso de seguridad por separado es innecesario.
Ningún enfoque a la seguridad es correcto o incorrecto. Pero sin embargo, una empresa quiere acercarse a la seguridad, debe ser consciente de que prestar atención a la seguridad es importante.
Consejo: Si ocurren contratiempos y accidentes, deje de considerar si una mejora 5S podría haberlo impedido. ¿Podrían haber menos superficies desordenadas, más limpias, o mejores señales y etiquetas que han marcado la diferencia?
Introducción a 5S
A pesar de que 5S es un concepto bastante simple, comenzar un nuevo programa 5S puede parecer desalentador. Es como llevar a cabo un gran proyecto de limpieza en el garaje o el sótano en casa; hay muchas cosas por las que lidiar, y comenzar a trabajar probablemente no suene divertido.
Comienza con pasos prácticos, como decidir qué departamentos e individuos estarán involucrados, qué capacitación se necesita y qué herramientas usar para facilitar el proceso. La determinación de estas cosas concretas ayudará a comenzar el proceso de implementación 5S.
¿Quién debe participar en 5S?
Aquí está la respuesta corta a esta pregunta: todos. Si un departamento está comenzando 5S, los gerentes y todos los demás empleados deberían estar incluidos. Si se deja a alguien fuera, esto podría generar confusión o desorden que las personas no quieren asumir.
Es posible que algunas personas jueguen un papel más importante en 5S que otras, lo cual está bien. Puede haber coordinadores 5S que se encarguen de instalar y mantener el etiquetado 5S, mantener el seguimiento de las tareas asignadas o introducir nuevos miembros del departamento en el sistema 5S. Estas personas obviamente pasarán mucho tiempo pensando en 5S en comparación con otras personas. Sin embargo, todos deberían pensar en 5S regularmente. 5S podría inicialmente tener lugar como un evento, pero idealmente se convierte en parte del trabajo diario para todos.
También es importante recordar que los líderes de las empresas deben participar en 5S, especialmente si 5S es un esfuerzo de toda la compañía. Cuando las personas ven a sus superiores tomando 5S seriamente al participar en él, es más probable que lo tomen en serio también.
Entrenamiento 5S
Cualquiera que participe en actividades 5S debe recibir capacitación. Esto podría hacerse en un salón de clases, con un DVD de entrenamiento, y / o a través de actividades prácticas. Una demostración de cómo podría ocurrir 5S en una estación de trabajo también podría ser útil.
Para que los empleados entiendan por qué la compañía va a comenzar a usar 5S y por qué es importante, se les debe dar una breve historia de 5S, sus partes y sus beneficios.
Es muy posible que la forma en que 5S se lleve a cabo en una organización o incluso un departamento sea diferente a la de otros, por lo que los grupos que realizan 5S por primera vez pueden necesitar la mejor manera de realizar los pasos de 5S en sus espacios.
En cualquier caso, todos deben recibir capacitación cuando 5S es nuevo, y luego cualquier empleado nuevo que ingrese más tarde también debe recibir entrenamiento sobre 5S.
5S y comunicación visual
Una parte clave de 5S es que hace que los espacios sean más limpios y, por lo tanto, más fáciles de navegar. Eso significa que las personas pueden hacer su trabajo más fácilmente. Las herramientas de comunicación visual, como las etiquetas, las marcas del piso, el gabinete y las marcas de los estantes, y las tablas de sombra pueden hacer que los espacios de navegación sean aún más simples. Además, estas herramientas pueden ayudar a mantener organizado el espacio de trabajo. Un lugar de trabajo que utiliza la gestión visual de esta manera a menudo se conoce como un lugar de trabajo visual .
Algunas herramientas visuales comunes utilizadas en 5S son:
Cinta de marcado de piso
Estas cintas pueden usarse para delinear las celdas de trabajo, marcar las ubicaciones donde se colocan los equipos o materiales o resaltar los peligros. Vienen en una variedad de colores y patrones, y también se pueden usar en estanterías, bancos de trabajo, armarios y otras superficies.
Etiquetas y signos
Estas imágenes usan texto, colores y símbolos para transmitir información. Pueden indicar el contenido de los cajones, llamar a los peligros o decirle a la gente dónde almacenar las piezas. Existen muchos estilos y tamaños, y algunas empresas incluso eligen hacerlos en casa con una impresora de etiquetas y signos .
Tableros de sombra y espuma de la caja de herramientas
Estas imágenes son útiles en espacios de trabajo con muchas herramientas. Las tablas de sombra utilizan recortes de herramientas que se colocan detrás del punto donde una herramienta se cuelga en un tablero . La espuma de la caja de herramientas funciona de manera similar, excepto que cabe en un cajón de la caja de herramientas. La forma de la herramienta se recorta de una capa superior de espuma, por lo que se ve una capa inferior brillante de espuma. Ambos métodos destacan las herramientas perdidas y le dicen a las personas exactamente dónde deben ubicarse las herramientas cuando terminan de usarlas.
Las empresas pueden optar por usar algunas o todas estas herramientas visuales. Todos ellos ayudan a lograr el dicho a menudo citado de 5S: "Un lugar para todo y todo en su lugar". Estas herramientas dejan claro dónde pertenecen las cosas, por lo que el desorden no se convierte en un problema tan fácilmente.
Sugerencia: Si usa marcas de piso codificadas por colores, cintas u otras señales visuales, asegúrese de que todos los comprendan. Publica una carta de colores si es necesario.
5S fuera de la manufactura: en salud, la oficina o el gobierno
5S se originó en la industria manufacturera en Toyota y ha demostrado ser útil para los fabricantes en muchas industrias, no solo en la industria automotriz. En las últimas décadas, 5S ha ido más allá de la fabricación a otras industrias, como la sanidad . Muchas oficinas también emplean 5S, al igual que algunas escuelas y otras organizaciones gubernamentales .
Los pasos básicos de 5S se pueden aplicar a cualquier lugar de trabajo. Una oficina puede usar 5S para mantener los suministros organizados, al igual que hospitales y clínicas médicas. 5S incluso se puede usar en una cocina común para evitar que el refrigerador se llene de alimentos caducados. En realidad, es solo cuestión de determinar qué áreas de trabajo y procesos de trabajo se beneficiarán más de la mejora de la organización del lugar de trabajo.
Ejemplo 5S
Mira el siguiente ejemplo para ver 5S en acción. Antes del 5S, los espacios están desordenados y confusos. Después de 5S, todo tiene un lugar asignado, que a menudo está marcado con cinta adhesiva, etiquetas y otras señales visuales.
